La firma de un correo electrónico es un dato principal y denota tu estatus profesional además de contenido informativo vital para la persona con la que mantenemos correspondencia. Tanto si trabajas por cuenta ajena como si estás en búsqueda activa de empleo, te vendrán bien estos consejos para crearla lo más llamativa posible ubicando los datos que a tu entender son los más relevantes. Además, analizaremos la mejor forma de introducirla en los principales gestores de correo: gmail y outlook.
¿Conoces la relevancia que tiene la firma al pie del email?
Si estás trabajando: la firma de tu correo electrónico es un claro identificativo de tu estatus como profesional, pero siempre utilizaremos la firma como una forma de contacto primordial. También lo podemos utilizar a modo informativo o como llamada a la acción y es muy importante tanto la estética de tu firma como el contenido, ya que será un contacto vital con la persona con la que nos carteamos.
Si estás buscando empleo: será uno de los primeros puntos a mejorar en tu CV, un nombre de correo electrónico serio causa una mejor impresión.
¿Qué debería llevar tu firma?
Si trabajas por cuenta ajena podrás fijarte en el email de los demás compañeros de trabajo para hacer el tuyo propio, incluso en muchas empresas tienen un archivo base que forma parte del branding corporativo, ahí podrás ver cómo hacer esta firma o qué deberá contener. De todos modos, te pongo algunos ejemplos para que te inspires si necesitas crearlo desde cero.
Si por el contrario tu situación laboral es freelance o en búsqueda activa de empleo, te recomiendo que cuides mucho la estética de esta firma para causar buena impresión y además tengas un buen punto de información a quien envíes tus emails.
Estructura
Lo principal
- Nombre y Apellidos en territorio nacional y Nombre y Primer Apellido imitando un estilo un poco más internacional, o como en mi caso mi segundo apellido es un poco largo por ello elijo la opción más internacional.
- Profesión o Departamento dentro de la Empresa. Tanto si estás buscando empleo como si ya tienes cargo dentro de una empresa deberías dejarlo claro. Te doy dos consejos clave:
- 1 No lo adornes, es decir, si eres «Coordinadora de Atención al Cliente» no pongas «Manager SAC Empresa X», puede que suene mejor en tu cabeza pero a tu futuro cliente o la persona que te escribe puede llevar a equívocos, lo que me lleva al siguiente punto.
- 2 Cuidado con los anglicismos, hoy en día estamos acostumbrados a palabras tipo: Community Manager, Copywriter, Manager Production, etc… Piensa que tus posibles clientes puede que sean pymes nacionales y no estén tan cómodos con estos anglicismos, por ello si eres «Experto en redes sociales», «Redactor Senior» o » Director de Producción» indícalo claramente, no les hagas un lío.
- Teléfono de contacto. Un contacto básico e imprescindible, en mi opinión si tienes extensión dentro de la empresa indica el número de teléfono completo y entre paréntesis la extensión. Si por el contrario es tu firma profesional y tienes solamente un teléfono de contacto indícalo sin más, hay muchas formas de ponerlo estéticamente equilibrado y que quede bonito.
- Página web. Este punto es algo controvertido, en mi opinión lo he puesto en estructura principal y no en secundaria, porque este tipo de firmas de las que hoy tratamos en el artículo están enfocadas a profesionales de cualquier sector, y en toda empresa hoy en día existe una página web que respalda otros puntos muy importantes de la empresa en sí. En el caso del profesional freelance utiliza tu web/portafolio a modo de llamada a la acción para conseguir más visitas y que conozcan tu trabajo.
Lo secundario
- Logotipo de la empresa o monograma si es tu caso como freelance. Intenta cuadrar la verticalidad u horizontalidad del logo para poner los datos de una forma u otra, lo veremos en los ejemplos.
- Mail secundario. Es un dato que a todos se nos olvida, para empresas puede ser una llamada a la acción para otros departamentos como el Servicio de Atención al Cliente, Incidencias o Compras. En el caso de un freelance o persona en búsqueda de empleo puede ser la diferencia entre estar conectado con tu proyecto en todo momento.
- Dirección. Este punto lo he puesto en secundario porque para algunas empresas no es imprescindible la dirección pues son empresas virtuales sin oficina central, para otras sin embargo es un dato principal si tienen varias sucursales. En el caso de los profesionales freelance es un dato que no tiene mucha relevancia a menos que quieras dejar claro la comunidad autónoma donde resides.
- Redes sociales. ¿Cuántas poner, cuáles poner? – En mi opinión empezaría por las tres básicas: Linkedin, Twitter e Instagram. Pero parto de la base de que son las tres redes profesionales que en Marketing Digital se usan más habitualmente. Puede que en vuestra profesión u empresa no se utilicen tanto éstas como otras, un ejemplo que me viene a la mente es una tienda de ropa, que suelen utilizar Facebook, Instagram y Pinterest, por ejemplo.
¿Cómo hacer una firma profesional y molona para tu email?
La última decisión que tendrás que tomar es la de hacer la firma del email únicamente como imagen o como html. Las diferencias pros y contras a continuación:
Como Imagen
Como html
Herramientas online para hacer tu firma al pie del email GRATIS
¿Te has decidido por el minimalismo elegante y funcional? Te voy a recomendar algunas herramientas online para hacer tu firma del email PROFESIONAL y GRATUITA.
- SignatureLab.io – es una herramienta online que te permite hacer hasta 6 diferentes diseños de firmas muy sencillas incluyendo: logo, nombre y apellidos, correo electrónico, empresa (freelance), ocupación o estatus dentro del departamento, 2 números de teléfono, página web, una línea de texto y la parte legal de la protección de datos.
Tiene parte de redes sociales: Instagram, Twitter, Facebook, Linkedin, Youtube y Vimeo.
Hasta 6 diferentes diseños de firmas y personalización de colores.
También te ofrece la posibilidad de instruirte para que instales tú mismo (Instal it myself) la firma en diferentes gestores de correo.
- MySignature – otra herramienta que ha cambiado mucho en los últimos años, ahora tiene más opciones de personalización, la pena es que la mayoría son de pago y para hacer la firma tienes que hacer «login» es decir dejar tu email. Como punto positivo los campos gratuitos son los principales, es muy buena herramienta para aquellos que nunca han creado ninguna firma, tiene lo básico: nombre, empresa, posición, departamento, teléfono y móvil, sitio web, botón para skype, email y una línea de texto. Como ves para introducir algo más ya necesitarás la versión «PRO» que es de pago.
En la pestaña Imágenes podrás introducir tu logo o crear uno, cuidado que los más estéticos también son de pago.
Pestaña Social con muchísimos iconos de redes sociales útiles, la pena es que linkedin es de pago.
En esta pestaña Complementos podrás introducir los datos legales en «Descargo de responsabilidad», un botón de vídeo conferencia y el mensaje verde, todo de forma gratuita para lo demás tendrás que pagar.
Y en Diseño te deja únicamente elegir 4 diseños sin posibilidad de cambiar en alguno de ellos el color de las redes sociales (se queda en ese verde corporativo de la herramienta)
Y para finalizar, cuando ya tienes creada la firma tendrás que crearte una cuenta (gratuita).
- Canva.com – es la herramienta por excelencia para hacer imágenes sobre plantillas (tiene muchísimas ya en su versión gratuita). Para este tipo de formato yo he elegido indicar las dimensiones personalizadas. Después Canva me ha mostrado un montón de plantillas, pero podría hacerla desde cero con la página en blanco.
¿Cómo la he creado?
– Cambia los colores de los dos fondos a los tuyos corporativos
– Añade un logo en png (sin fondo)
– Cambia las tipografías y añade más texto si lo necesitas
También se pueden introducir los iconos de redes sociales descargándolos de Flaticon y subiéndolos en png. Cuando has terminado, descargas la creatividad y se integra en tu gestor de correo Outlook o Gmail como indico a continuación.
- Photoshop: la que podéis ver en la imagen y la que uso en mi correo está creada a través de Photoshop de Adobe. Es un programa profesional de edición de imágenes, aunque también he de reconocer que me he ayudado de Illustrator para la vectorización y trazado de todos los logotipos e iconos.
¿Como lo integramos la firma en nuestro correo?
Gmail
La integración de nuestra firma en Gmail es de lo más sencillo. Iremos a la Rueda de la esquina superior derecha y en el desplegable clicamos Configuración. Y bajamos en esta misma pestaña General hasta el apartado Firma. Allí pegaremos nuestro archivo html y ya lo tendremos listo para guardar y usar.
Podéis hacer tantas firmas como os hagan falta. No os olvidéis de Guardar los cambios en la misma pestaña abajo del todo.
Outlook
Hacemos click en la rueda arriba a la derecha, en el desplegable clicamos Opciones/Diseño/Firma del correo electrónico. Únicamente copiaremos y pegaremos nuestro archivo html y ya tendremos nuestra firma preparada.
Espero que te sea útil y te animes a poner tu firma de forma profesional. ¡Deja un comentario si te ha gustado!
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